Omfattet af denne vejledning er afdelinger i Dybbøl Idræts-‐ og Ungdomsforening.
Kompetence og ansvar.
Afdelingsbestyrelsens opgaver er at definere, planlægge, gennemføre og kontrollere de opgaver, som afdelingen ønsker at varetage og at antage den nødvendige hjælp hertil.
Afdelingsbestyrelser kan ikke indgå aftaler, der forpligter foreningen udover, hvad der er nævnt i denne forretningsorden. Alle pengetransaktioner skal ske med afdelingskassererens medvirken.
Afdelingsbestyrelsen skal sikre en korrekt medlemsregistrering, opkrævning og rykkeprocedure.
Afdelingsbestyrelsen udarbejder hvert år primo december til foreningens hovedkasserer og efter dennes anvisning et budget for kommende foreningsår, der går fra 1/1 til 31/12. Budgettet godkendes af hovedbestyrelsen.
Afdelingskassereren modtager løbende aconto beløb fra hovedkassereren. Der skal ske løbende bogføring af bilag, kvartalsvis. Der udfærdiges kvartårlig perioderegnskab med budgetopfølgning.
Beslutninger i afdelingen, der væsentlig afviger fra / ændrer på de forudsætninger, der var grundlaget for budgettet, kan kun gennemføres med hovedbestyrelsens samtykke.
De enkelte afdelinger modtager kvartalsvis perioderegnskab.
Forudser afdelingsbestyrelsen væsentlige negative budgetafvigelser, forelægges dette til hovedbestyrelsen, herunder et forslag til afhjælpning.
Afdelingens aktiviteter er undergivet vedtægterne for Dybbøl Idræts-‐ og Ungdomsforening. Ved eventuel konflikt mellem vejledning og foreningens vedtægter gælder sidstnævnte.
Afdelingens hjemmeside
Afdelingen vedligeholder selv sin hjemmeside. Foreningens LOGO skal anvendes på hjemmesidens forside.
Afdelingerne har pligt til at sikre, at siderne er opdateret og ajourført således, at besøgende på siden oplever en nyhedsværdi og/eller aktuelle oplysninger.
Klubhus, Fodbold
Klubhuset ejes af foreningen og kan benyttes af alle afdelingers ledere samt trænere, og i ledsagelse heraf også med afdelingens medlemmer. Anvendelsen koordineres gennem den ansvarlige i fodboldafdelingen. Klubhusets ”udsalgssted” varetages af fodboldafdelingen.
Ansvarlige for klubhuset kan, mod et beløb fastsat ”udlåne” lokaler til medlemmer (ex. Børnefødselsdage og lign. for børn og unge, hovedsageligt fra Dybbølområdet).
Klubhusets ansvarlige udfærdiger regler omkring brug af lokalet, herunder oprydning.
Klubhus, Tennis
Klubhuset ejes af foreningen og kan benyttes af alle afdelingers ledere samt trænere, og i ledsagelse heraf også med afdelingens medlemmer. Anvendelsen koordineres gennem den ansvarlige i tennisafdelingen. Klubhusets ”udsalgssted” varetages af tennisafdelingen.
Ansvarlige for klubhuset kan, mod et beløb fastsat ”udlåne” lokaler til medlemmer (ex. Børnefødselsdage og lign. for børn og unge, hovedsageligt fra Dybbølområdet).
Klubhusets ansvarlige udfærdiger regler omkring brug af lokalet, herunder oprydning.
Afdelingsbestyrelsen
Afdelingsbestyrelsen vælges på generalforsamlingen af og blandt medlemmerne eller forældrene til ungdomsmedlemmer (under 16 år). Antallet af afdelingsbestyrelsesmedlemmer må tilpasses afdelingens behov idet et ulige antal tilstræbes (ved stemmelighed tæller afdelingsformandens stemme to gange). Afdelingsmedlemmer vælges for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted.
Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv hvert år efter generalforsamlingen, og vælger blandt bestyrelsesmedlemmerne sin formand, der automatisk er medlem af hovedbestyrelsen. Desuden vælges en afdelingskasserer. Øvrige funktioner vælges afhængig af den enkelte afdelings behov. Sammensætning af bestyrelsen fremsendes efter konstituering til hovedbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsesmøder
Afdelingsbestyrelsen afholder efter eget skøn det nødvendige antal møder. Forretningsudvalget har adgang til afdelingsbestyrelsesmøderne, ligesom afdelingsbestyrelserne kan anmode forretningsudvalget om deltagelse. Forretningsudvalget har ingen stemmeret ved deltagelse i evt. afstemninger ved afdelingsbestyrelsesmøder.
Generalforsamling
Afdelingsbestyrelser vælges jf. ovennævnte perioder, på Dybbøl Idræts-‐ og Ungdomsforenings Generalforsamling. Øvrige bestemmelser for generalforsamlingen fremgår af Dybbøl Idræts-‐ og Ungdomsforenings vedtægter.
Børneattester
Afdelingsbestyrelsen har ansvaret for årligt, at fremsende børneattester for nye instruktører/trænere til Politiet. Afdelingsbestyrelsen har ansvaret for at alle instruktører og trænere indenfor en 3 årig periode har udfyldt/fremsendt børneattester til Politiet.
Børneattesterne udarbejdes for alle instruktører/trænere over 14 år, med kontakt til børn og unge, under 15 år, i deres virke i Dybbøl Idræts-‐ og Ungdomsforening. Attesterne udarbejdes på et
samlet tidspunkt for afdelingen forud for sæsonens opstart. Afdelingen har ansvaret for, at attester fremsendes samlet. Børneattesterne skal mærkes, så de fremsendes til formanden for Dybbøl Idræts-‐ og Ungdomsforening efter politiets påtegning.
Ved attester, der ikke kan godkendes orienterer formanden for Dybbøl Idræts-‐ og Ungdomsforening direkte den pågældende afdelingsformand. Den ikke godkendte instruktør/træner vil herefter blive orienteret og nødvendige forholdsregler iværksat. (senest ved sæsonopstart).
Afdelingens årsplan
Afdelingsbestyrelsen udfærdiger samtidig med udarbejdelse af budget, en forventet overordnet årsplan. Årsplanen kan også indeholde prioriteringer, nye projekter det ønskes gennemført etc. Kopi af årsplanen sendes til hovedbestyrelsen medio december.
Ændring og ikrafttrædelse
Forslag til ændring af denne vejledning kan fremsendes af et afdelings-‐ eller hovedbestyrelsesmedlem. Til vedtagelse af ændringsforslag kræves at mindst 2/3 af hovedbestyrelsens medlemmer stemmer herfor.
Denne vejledning træder i kraft den 23. august 2011 og erstatter tidligere udarbejdede vejledninger.
Vedtaget på hovedbestyrelsesmødet den 27. oktober 2011
Underskrevet (Hovedbestyrelsesmedlemmerne)
© 2011-2024
